Digitalisering van werkprocessen met maatwerksoftware
Van versnipperd werk naar structuur, overzicht en vrijgespeelde capaciteit
Veel organisaties lopen niet vast omdat mensen hun werk niet doen, maar omdat werkprocessen niet meer passen bij de schaal en complexiteit van de organisatie.
Wat begint met een paar uitzonderingen, wordt na verloop van tijd:
extra afstemming
handmatig werk
Excel-lagen bovenop systemen
steeds minder overzicht
Ik help organisaties hun werkprocessen structureel te digitaliseren, zodat ze capaciteit vrijspelen zonder extra mensen aan te nemen.
Maatwerksoftware is daarbij soms nodig, maar nooit het startpunt.
Digitalisering is geen IT-project
Digitalisering wordt vaak benaderd als technologie-vraagstuk: nieuwe tools, nieuwe systemen, nieuwe dashboards.
Maar zolang niet helder is hoe werk werkelijk loopt, verplaatst software het probleem in plaats van dat het het oplost.
Daarom start mijn dienstverlening niet bij software, maar bij inzicht in het volledige werkproces.
Het huidige proces begrijpen
Elke verandering begint met inzicht. Daarom start ik altijd met het begrijpen van het huidige werkproces zoals het écht wordt uitgevoerd.
Niet hoe het bedoeld is of op papier staat, maar hoe werk dagelijks daadwerkelijk loopt:
hoe taken van stap naar stap gaan
waar overdrachten plaatsvinden
waar wordt gewacht, gezocht of gecorrigeerd
waar uitzonderingen en workarounds ontstaan
Zonder dit inzicht is elke oplossing een aanname.
Hypothese van een geïntegreerd proces
Op basis van het huidige proces formuleer ik een hypothese van een geïntegreerd end-to-end proces.
Dit is geen eindontwerp, maar een onderbouwde veronderstelling:
hoe het proces eenvoudiger en consistenter kan
waar stappen logisch samenkomen
welke overdrachten kunnen verdwijnen
waar digitalisering waarschijnlijk de meeste waarde oplevert
Belangrijk:
- •de hypothese staat niet vast
- •ze wordt getoetst aan de praktijk
- •wat niet klopt, wordt aangepast of verworpen
Pas wanneer dit geïntegreerde proces logisch en gedragen is, ontstaat een solide basis voor verdere stappen.
Stap voor stap verbeteren (lean & design thinking)
Digitalisering hoeft, en mag, niet in één keer.
Vanuit het procesontwerp werken we iteratief en in kleine stappen:
starten bij de grootste bottleneck
oplossingen ontwerpen samen met gebruikers
aannames testen voordat er groot wordt geïnvesteerd
leren van elke stap en daarop voortbouwen
Ik gebruik hierbij principes uit lean en design thinking, waardoor risico's beheersbaar blijven en waarde snel zichtbaar wordt.
Geen big bang.
Wel gerichte vooruitgang.
Digitalisering en maatwerksoftware als gevolg
Pas wanneer duidelijk is:
welk proces stabiel genoeg is
waar automatisering echt waarde toevoegt
wat schaalbaar moet worden
bepalen we of en waar maatwerksoftware logisch is.
Maatwerksoftware wordt ingezet wanneer:
- •processen onderscheidend zijn
- •standaardsoftware leidt tot workarounds
- •integraties ontbreken of fragmentarisch zijn
- •Excel of handmatig werk een kritisch onderdeel is geworden
Software volgt het proces.
Niet andersom.
Wanneer maatwerksoftware juist geen goed idee is
Eerlijkheid voorkomt verspilling.
Maatwerksoftware is geen goede keuze wanneer:
processen nog sterk in beweging zijn
het volume laag is
standaardoplossingen het probleem afdoende oplossen
In die gevallen is niet bouwen vaak de beste beslissing.
Wat deze aanpak oplevert
Organisaties die hun werkprocessen op deze manier digitaliseren:
verminderen structureel handmatig werk
reduceren fouten en herstel
krijgen overzicht en voorspelbaarheid
spelen aantoonbaar capaciteit vrij
Het resultaat is geen 'sneller werken', maar meer ruimte en rust in de organisatie.
Voor wie deze aanpak werkt
Deze manier van werken past goed bij organisaties die:
5 tot 50 medewerkers hebben
kantoorprocessen centraal hebben staan
groeien, maar merken dat het steeds stroever loopt
geen big bang IT-project willen
Herkenbaar?
Volgende stap
Wil je weten waar jouw grootste structurele verspilling zit en wat je stap voor stap kunt verbeteren?
Geen verkoopgesprek.
Wel helderheid.