Digitalisering vs Automatisering: Wat is het verschil?

Veel organisaties gebruiken de termen digitalisering en automatisering door elkaar. Maar er is een belangrijk verschil. Laten we kijken wat elk begrip betekent en wanneer je welke aanpak kiest.

Wat is digitalisering?

Digitalisering betekent: werkprocessen omzetten van analoog naar digitaal. Denk aan:

• Excel-lijstjes vervangen door een database

• Papieren formulieren vervangen door digitale formulieren

• E-mail chains vervangen door een gestructureerd systeem

Wat is automatisering?

Automatisering betekent: handmatige stappen laten uitvoeren door software. Bijvoorbeeld:

• Automatisch e-mails versturen bij bepaalde acties

• Data automatisch synchroniseren tussen systemen

• Rapporten automatisch genereren

Het verschil

Digitalisering gaat over structuur en overzicht. Automatisering gaat over tijd besparen door handmatig werk te elimineren.

Je kunt digitaliseren zonder te automatiseren. Maar automatisering werkt vaak beter na digitalisering, omdat je dan een heldere structuur hebt om op te bouwen.

Wanneer kies je wat?

Start met digitalisering als:

• Je processen versnipperd zijn

• Informatie moeilijk terug te vinden is

• Je overzicht mist

Voeg automatisering toe als:

• Je processen al gestructureerd zijn

• Je veel handmatig werk hebt dat zich herhaalt

• Je tijd wilt besparen op routinematige taken

Conclusie

Digitalisering en automatisering vullen elkaar aan. Maar begin bij digitalisering: maak eerst je processen helder en gestructureerd. Dan kun je daarna slim automatiseren waar het het meeste oplevert.